Najczęstsze błędy związane z ochroną danych osobowych w firmie

News

Bardzo często nie jesteśmy nawet tego świadomi, dobrze byłoby jednak, gdybyśmy zdawali sobie sprawę z tego, że zdarzenia określane mianem incydentów związanych z ochroną danych osobowych w firmach mają miejsce niemal każdego dnia.

Te najmniejsze, takie, jak choćby nawiązanie korespondencji mailowej z niewłaściwą osobą, często nie są nawet przez nas rejestrowane, gdy jednak wykraczają one poza pewną skalę, może okazać się, że na ich finał trzeba będzie czekać na sali sądowej. Największym problemem okazują się przy tym nie tyle straty finansowe, ile te, które dotyczą wizerunku danej firmy. Najczęściej za wspomniane incydenty odpowiada zresztą człowiek, choć, w zależności od sytuacji, możemy mówić zarówno o jego niefrasobliwości i braku kompetencji, jak i o niewiedzy.

Oczywiście, mówimy o problemach, które wcale nie są niemożliwe do uniknięcia, choć przeciwstawienie się im wymaga troski nie tylko o odpowiednie zachowania, ale również o właściwy poziom wiedzy charakterystyczny dla pracowników. Chyba najpoważniejszym problemem, z jakim zmagają się polskie firmy, jest brak szyfrowania przesyłanych danych. Nie da się uniknąć przesyłania tych dokumentów, które zawierają poufne informacje drogą mailową, jeśli jednak nie dbamy o ich szyfrowanie, sprawiamy, że dane z dużą łatwością mogą wpaść w niepowołane ręce. Jeśli zatem chcemy zminimalizować tego rodzaju ryzyko, powinniśmy pomyśleć najpierw o zabezpieczeniu plików hasłem, a następnie również o podaniu hasła w sposób, który nie zwróci na nie uwagi osób postronnych. Innym problemem, z którym wiele firm nadal walczy bezskutecznie jest masowa wysyłka maili, w których lista adresowa jest otwarta. Takie postępowanie jest karygodne już choćby dlatego, że stanowi naruszenie prawa do prywatności, bezwzględnie należy więc z nim walczyć.

Prawdziwą plagą jest też zwyczaj zapisywania haseł dostępu na karteczkach. Po części jest to zrozumiałe, korzystamy bowiem z dziesiątek haseł, jest to jednak postępowanie, które pociąga za sobą ogromne ryzyko. Warto też pamiętać o tym, że niszczarka w biurze jest po to, aby jej używać.